Come gestire le procedure di richiamo e ritiro di un lotto?

Sei in grado di rintracciare tutte le informazioni in tempi rapidi e attivare le procedure di richiamo nel caso un lotto di un tuo prodotto debba essere ritirato dal mercato perché pericoloso per la salute dei consumatori?

Anche nelle aziende più strutturate e attente alla Qualità può capitare di mettere in commercio un lotto che soltanto in un secondo momento ci si rende conto essere pericoloso per il consumatore. Le cause possono essere molteplici e per questo individuarle in breve tempo non è semplice.

Ad esempio, è successo pochi giorni fa per alcuni lotti (8 per la precisione) di una nota bevanda in bottiglia di vetro. I lotti “incriminati” sembra contenessero filamenti di vetro.

In casi come questo la legge obbliga ad effettuare, in ordine, il ritiro (inteso come “qualsiasi misura volta ad impedirne la distribuzione e l’esposizione al consumatore”) e il richiamo dello stesso (ossia tutte le misure per ottenere la restituzione del prodotto da parte del distributore) e parallelamente a diramare comunicazioni al distributore e ai consumatori.

In questa situazione, la prima cosa da fare è certamente perimetrare i processi nei quali è possibile si sia generata la non conformità.

Ma come fare?

Come ben sai, uno degli strumenti più importanti (in alcune circostanze anche l’unico), in grado di gestire adeguatamente le due procedure (richiamo e ritiro) è la rintracciabilità.

Il Reg. (CE) 178/2002 definisce la rintracciabilità come “la possibilità di ricostruire e seguire il percorso di un alimento, di un mangime, di un animale destinato alla produzione alimentare o di una sostanza destinata o atta ad entrare a far parte di un alimento o di un mangime attraverso tutte le fasi della produzione, della trasformazione e della distribuzione”.

In concreto, per rintracciabilità s’intende tutta la documentazione relativa ad un prodotto, che consente di individuare tramite un percorso a ritroso la causa che ha portato alla manipolazione dello stesso.

Tutte le aziende sono obbligate per legge ad avere queste informazioni o a reperirle nel minor tempo possibile ai fini di circoscrivere la causa. Il fattore che in alcuni casi fa la differenza è il tempo. Ebbene sì, un lotto potenzialmente pericoloso potrebbe avere conseguenze anche gravi per la salute dei consumatori, con possibili ripercussioni penali ed economiche per l’azienda. Le sanzioni, infatti, vanno da un minimo di 1500 euro in caso di mancata o incompleta informazione a procedimenti penali in caso di mancato adempimento della procedura. 

Per questo è opportuno gestire queste informazioni con un applicativo che non funga solo da archiviatore di documenti ma che permetta una gestione dei controlli e dei vari processi, così da sapere in tempi brevi se la non conformità è stata generata durante un processo di lavorazione o se la causa è da ricercare nelle materie prime in entrata.

Un software in grado di aiutarti in questo in modo efficiente ed efficace è QualiWare.

Con QualiWare, infatti, gestire tutti i documenti come ad esempio le specifiche dei prodotti (ricette, ecc.), ma anche quelli che ti vengono inviati dai tuoi fornitori a supporto delle forniture, è semplice e non richiede una attività particolarmente gravosa.

Potrai collegare QualiWare al tuo gestionale, e, in questo modo, tutta la documentazione ma anche le informazioni che avrai a disposizione al termine della lavorazione del tuo prodotto, verranno strutturate e centralizzate tutte in unico applicativo in grado di garantirti la tracciabilità assoluta.

E non solo, con QualiWare tutta la documentazione sarà sempre a tua disposizione in pochi click grazie all’esclusiva ricerca full-text che permette di ritrovare in pochi secondi documenti Word, Excel, PDF e anche le e-mail archiviate nel sistema inserendo solo alcune parole chiave.

Come ben sai, già nella fase precedente all’attivazione della procedura di ritiro, le informazioni sul lotto devonoessere registrate in modo appropriato” in quanto saranno utilizzate per analisi richieste in momenti successivi.

Se usi file Excel o Word sparsi in cartelle del tuo pc o su un server, ritrovare informazioni come la quantità totale del prodotto, quella distribuita, quella importata o in quali punti vendita nazionali e internazionali è stato commercializzato si rivelerà un’attività particolarmente onerosa.

Grazie alla ricerca Full text invece, reperire tutte le informazioni relative a un lotto rivelatosi non conforme diventa immediato, permettendoti di concentrarti fin da subito sull’analisi delle cause e quindi sulla risoluzione del problema. 

Una volta intercettata la causa del problema è obbligo intraprendere lo studio di azioni correttive volte a ridurre sensibilmente, possibilmente fino ad azzerarle, le possibilità che possa ripresentarsi. Anche per questa attività QualiWare rappresenta un aiuto per la tua azienda. Il modulo QW-05, “Gestione Non conformità, azioni correttive e preventive”, permette una gestione strutturata ed efficiente delle Non conformità e delle relative azioni correttive indifferentemente dall’evento che le ha scatenate, oltre alla possibilità di rintracciarle in pochi decimi di secondo.

E tu, con il sistema che usi attualmente, riesci o riusciresti a garantire rintracciabilità del lotto non conforme in tempi brevi?

Se ci hai pensato anche solo per un attimo, contattaci a commerciale@qualiware.it , saremo lieti di aiutarti!

Come gestire le procedure di richiamo e ritiro di un lotto?